Politique de protection de la vie privée

Énoncé de la politique de protection de la vie privée de VTech Technologies Canada Ltd.:

VTech Technologies Canada Ltd. (ci-après “VTech”) a pour politique de contrôler la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels des consommateurs et des employés, en accord avec toutes les exigences mises de l’avant par la “Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)”.

Objectif

L’objectif de ce document est de démontrer l’adhésion de VTech aux réglementations gouvernementales et les actions entreprises pour protéger les renseignements personnels et la confidentialité de ses clients.

Responsabilité

Tous les employés de VTech Technologies Canada Ltd. qui recueillent, maintiennent ou utilisent les renseignements personnels des consommateurs doivent le faire en respectant la politique et les procédures établies par VTech.

L’administrateur de la protection de la vie privée assigné par VTech Technologies Canada Ltd. a la responsabilité de superviser la conformité aux lois et il doit entamer les procédures, les directives et les échéanciers qui seront développés pour exécuter cette politique.

L’administrateur de la protection de la vie privée est responsable des politiques et pratiques de VTech, en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels, et il est la personne à qui les plaintes et les demandes doivent être acheminées.

Coordonnées

Votre opinion compte pour nous. Si vous avez des questions, commentaires ou des inquiétudes en ce qui concerne notre approche relative à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Voici l’adresse du siège social de VTech Technologies Canada Ltd. pour toutes les demandes concernant la politique de protection de la vie privée:

VTech Technologies Canada Ltd.
12111, Jacobson Way
Richmond, C.-B. V6W 1L5
Canada

À l’attention de : L’administrateur de la protection de la vie privée

Par téléphone: (604) 273 - 5131
Par courriel: privacyofficer@vtech.ca

Politique de protection de la vie privée

Cette politique de protection de la vie privée, telle qu’elle figure sur notre site Web, est une version abrégée de notre “Politique de protection de la vie privée” intégrale. Cette politique intégrale présente plus de détails sur les moyens que nous utilisons et les méthodes que nous appliquons pour nous rendre conformes aux “Dix exigences de principe” instaurées par la réglementation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Numéro de la dernière révision : 2
Date de la révision : Le 17 avril 2005

1 Politique de protection de la vie privée des consommateurs de VTech Technologies Canada Ltd.

1.1 Introduction

Au Canada, deux lois fédérales sur la vie privée protègent tous les citoyens. La “Loi sur la protection de la vie privée” couvre les pratiques de manipulation des renseignements personnels du gouvernement fédéral et la “Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)” est la nouvelle loi canadienne sur la protection de la vie privée touchant le secteur privé, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004.

VTech Telecommunications du Canada Ltd. doit pouvoir se fier sur les renseignements personnels afin d’identifier ses clients et garder le contact avec ceux-ci, ainsi que sur les renseignements personnels de ses employés, dans le but de gérer leurs avantages sociaux et garantir un lieu de travail sécuritaire et productif. L’obtention et l’utilisation des renseignements personnels de manière à ce que les droits fondamentaux des individus ne soient pas violés représentent un défi de taille pour les entreprises d’aujourd’hui. Le respect et la protection de la vie privée sont des éléments clés dans les relations d’affaires avec les clients, ce qui en fait un élément clé en matière d’avantage concurrentiel. Nos clients exigent que leurs renseignements personnels soient protégés et nos employés ont également besoin de cette protection.

La politique de protection de la vie privée de VTech Technologies Canada Ltd. est conforme à la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Puisque l’Union européenne a endossé officiellement la réglementation de la LPRPDE, notre adhésion à cette loi nous rend conformes aux éléments les plus fondamentaux des lois internationales sur la protection des renseignements personnels.

1.2 La réglementation de la LPRPDE en bref

La “Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)” établit la réglementation sur les méthodes que le secteur privé peut recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements privés au cours de ses activités commerciales. Elle harmonise le droit à la confidentialité des individus avec le besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à des fins commerciales légitimes.

1.2.1 Les grandes lignes de la réglementation de la LPRPDE:

• Si votre entreprise désire recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels des utilisateurs de vos services, vous devez obtenir leur consentement au préalable, sauf en des circonstances précises, dans un cadre très restreint.
• Vous pouvez utiliser ou divulguer les renseignements personnels des personnes uniquement dans le but précis pour lequel elles vous ont donné leur consentement.
• Même avec leur consentement, vous devez restreindre la collecte, l’utilisation et la divulgation à des fins qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances.
• Les individus ont le droit de voir les renseignements personnels que votre entreprise conserve à leur sujet, et de corriger toute inexactitude.
• Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a le mandat de s’assurer que la loi soit respectée, et de redresser la situation si les droits des individus ont été violés.

1.3 Exigences

Cette politique sur la protection de la vie privée a été instaurée en respectant les normes établies par la LPRPDE et inspirée du code type sur la protection des renseignements personnels de l’ACNOR (l’Association canadienne de normalisation – CSA). L’ACNOR a défini dix principes de pratiques équitables pour le traitement des renseignements, ce qui représente les exigences minimums à respecter pour la protection des renseignements personnels recueillis des clients et des employés.

Ces principes, qui ont été adoptés par VTech Telecommunications Ltd., sont les suivants:

1. Responsabilisation

Les organisations doivent désigner une personne responsable d’exercer la conformité avec la loi. Ces personnes doivent développer, implanter et surveiller les politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

2. Identification des objectifs ciblés par la collecte des renseignements personnels

Les organisations doivent divulguer la raison pour laquelle elles recueillent les renseignements, la manière par laquelle ils seront utilisés et si ces renseignements doivent être partagés avec des tiers au moment de la collecte ou avant celle-ci.

3. Obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels

Les organisations doivent obtenir le consentement d’un individu au moment de la collecte de ses renseignements personnels et pour chaque nouvelle utilisation des renseignements personnels obtenus précédemment, sauf en cas d’exemption par la loi.

4. Restreindre la collecte des renseignements personnels

Les organisations doivent limiter la collecte des renseignements personnels uniquement à ce qui est jugé nécessaire pour les buts identifiés comme tels.

5. Restreindre l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels

Les organisations ne peuvent utiliser les renseignements obtenus qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir reçu le consentement de l’individu ou dans l’éventualité où la nouvelle utilisation desdits renseignements est permise par la réglementation de la LPRPDE. De plus, les renseignements ne doivent être conservés que pendant la période requise et ils doivent être détruits ou rendus anonymes selon une politique d’archivage prédéterminée.

6. Exactitude des renseignements personnels

Les organisations doivent conserver les renseignements personnels dans leur intégralité et garder les données les plus actualisées que possible pour l’usage prévu.

7. Mécanismes de sécurité

Les organisations doivent protéger les renseignements personnels, peu importe le format, contre les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés. Le degré de protection utilisé doit correspondre au degré de sensibilité des renseignements.

8. Transparence en ce qui a trait aux politiques et aux pratiques

Les organisations doivent informer les clients et les employés des politiques et des pratiques quant à la gestion des renseignements personnels. Ces politiques doivent être compréhensibles et faciles d’accès.

9. Accès aux renseignements personnels par les clients et les employés

Sur demande, les organisations doivent informer les personnes de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels se rapportant à cette personne. Les personnes doivent pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y apporter des modifications au besoin.

10. Contester la conformité

Les organisations doivent fournir des mécanismes simples et faciles d’accès aux personnes qui désirent contester la conformité aux règlements de la LPRPDE. Les organisations doivent informer les personnes des recours à leur disposition, ce qui comprend les mécanismes de recours internes, les associations responsables au sein de l’industrie, les organismes de contrôle et ultimement, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

1.4 Points principaux concernant la collecte des renseignements personnels

1.4.1 Obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation

VTech ne recueille, n’utilise et ne divulgue pas les renseignements personnels, à moins qu’un consentement volontaire n’ait été donné au préalable. Le consentement peut avoir été donné oralement, par écrit ou électroniquement au moment de la collecte.

1.4.2 Recueillir vos renseignements personnels

VTech communiquera oralement ou par écrit les buts pour lesquels vos renseignements personnels sont recueillis.

Raisons de recueillir vos renseignements personnels:
• Afin de fournir des services et des avantages supérieurs.
• Afin de comprendre vos besoins et vos préférences.
• Afin de développer et de mieux gérer les produits et services pour mieux répondre à vos besoins.
• Afin de communiquer directement avec vous pour vous offrir des produits et services pouvant vous intéresser.
• Pour vous inscrire en tant que membre de notre site Web.
• Pour enregistrer la garantie de votre produit.
• Pour vous assurer un niveau de service de qualité supérieure.
• Pour répondre aux exigences réglementaires.
• Pour améliorer les moyens de communication, afin d’obtenir un meilleur protocole d’entente et de meilleurs résultats.
• Pour évaluer votre candidature pour l’un des postes ouverts chez VTech.

Les renseignements que nous recueillons:
• Le nom de famille et le prénom,
• L’adresse postale,
• Le numéro de téléphone,
• L’adresse de courrier électronique,
• Les produits commandés,
• Les renseignements valides des cartes de crédit des clients âgés d’au moins 18 ans,
• Vos commentaires, suggestions et réactions.

Raisons pour lesquelles nous recueillons ces renseignements personnels:
• À des fins d'identification.
• Pour répondre à vos questions.
• Pour traiter votre demande.
• Pour prévenir les gagnant(e)s de nos concours.
• Pour vous faire parvenir des informations supplémentaires sur nos produits et services*.

* Les clients qui préfèrent ne pas recevoir de communiqué lors de promotions spéciales ni de renseignements supplémentaires sur nos produits peuvent se “désabonner” en nous envoyant un courriel à: unsubscribe@vtechcanada.com et en écrivant “Unsubscribe” (désabonnement) dans le champ du sujet.

1.5 Protection de vos renseignements personnels

VTech Technologies Canada Ltd. s’engage à:
• Protéger vos renseignements personnels contre les pertes, le vol et l’accès non autorisé et inapproprié.
• Maintenir une stricte confidentialité de tous les renseignements personnels recueillis.

Méthodes et outils utilisés pour honorer notre engagement:
• Mesures de protection en matière de procédures organisationnelles.
• Mesures électroniques et techniques strictes comprenant murs coupe-feu et technologies de cryptage.
• Technologie de protocole SSL permettant de protéger les données de cartes de crédit pendant la transmission.

1.6 Archivage des données

Nous stockons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faut pour faire affaire avec vous ou aussi longtemps que la loi le permet.

1.7 Liens vers les sites Web de tiers

VTech Technologies Canada Ltd. ne divulguera pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, à moins que la divulgation serve à prévenir la fraude, des activités illégales, des menaces potentielles à la sécurité physique des personnes, des violations des conditions de VTech ou dans les cas où la loi le requiert.

Pour nous aider à vous donner le meilleur service et à répondre le plus efficacement à vos besoins, notre site Web contient des liens vers d’autres sites Web. Veuillez noter que:
• Nous n’avons pas de juridiction sur ces sites.
• Nous ne sommes pas responsables du contenu, des produits ni des services qui y sont offerts.
• Nous n’avons aucun contrôle sur les pratiques de protection des renseignements personnels ou de sécurité mises en place sur ces sites.

1.8 Fichiers témoins

Un témoin est un petit fichier d’informations envoyé par un serveur Web et stocké sur un navigateur Web, pour ensuite le relire. Le fichier témoin aide le serveur de la page Web à se rappeler certaines informations précises lorsque vous naviguez d'une page à l’autre.

1.8.1 Questions fréquentes sur les fichiers témoins

1.8.1.1 VTech Technologies Canada Ltd. recueille-t-il des fichiers témoins?

Oui. Les fichiers témoins seront recueillis lorsque vous enregistrez la garantie d’un produit ou effectuez des achats en ligne.

1.8.1.2 Comment les fichiers témoins de VTech se retrouvent-ils sur mon disque dur?

Par le biais des fichiers témoins, les renseignements personnels des visiteurs d’un site Web sont formatés par le serveur Web, puis transmis à l’ordinateur de l’utilisateur et sauvegardés sur celui-ci.

• Le serveur Web crée un fichier témoin précis (une chaîne de textes étiquetée contenant les préférences de l’utilisateur) et le transmet à l’ordinateur de l’utilisateur.
• Si le navigateur Web de l’utilisateur sait traiter intelligemment les fichiers témoins, il le stockera dans un fichier spécial nommé la ‘liste de fichiers témoins’.
• Ceci se produit sans prévenir l’utilisateur et sans lui demander son consentement.

1.8.1.3 Quels sont les renseignements recueillis dans les fichiers témoins de VTech?

Nous pouvons effectuer la collecte des types de données standard ci-dessous:
• Les noms de connexion et mots de passe de l’utilisateur.
• Les adresses IP (protocole Internet) des ordinateurs utilisés pour accéder à nos sites.
• Les systèmes d’exploitation, ainsi que les types et versions de navigateurs utilisés pour accéder à nos sites.
• Les Fournisseurs d’Accès Internet (FAI) utilisés par les visiteurs sur nos sites.
• Les dates et heures pendant lesquelles les utilisateurs ont accédé à nos sites.
• Les pages visitées.
• Les mots clés entrés par les utilisateurs dans notre moteur de recherche.
• Les noms et tailles des fichiers requis.

1.8.1.4 Pourquoi VTech recueille-t-il des fichiers témoins?

Pour stocker les mots de passe et les noms de connexion des utilisateurs, ainsi que pour effectuer des achats en ligne (préférences de l’usager).

1.8.1.5 Où peut aller un visiteur sur le site Web de VTech pour obtenir des renseignements sur les fichiers témoins?

Sur le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à la section se rapportant aux fichiers témoins:
www.privcom.gc.ca/fs-fi/02_05_d_13_f.asp

1.8.1.6 Puis-je effacer les fichiers témoins de VTech et que se passe-t-il si je le fais?

Oui, il est possible d’effacer les témoins de VTech sur le disque dur de votre ordinateur, mais la prochaine fois que l’utilisateur visitera notre site (vtechcanada.com), ils devront régler ou personnaliser de nouveau leurs données/préférences Web.

1.8.1.7 Comment puis-je régler mon navigateur pour qu’il puisse rejeter les fichiers témoins?

Netscape (plate-forme: PC)

Pour désactiver les témoins avec Netscape exploité sur un PC (v. 3 ou supérieure):
1. Allez aux ‘Options du menu’ et choisissez l’item ‘Préférences du réseau’ au menu.
2. À la fenêtre qui apparaît, choisissez ‘Protocoles’.
3. Trouvez la section ‘Afficher une alerte au préalable’, cochez la boîte étiquetée ‘Accepter un fichier témoin’.

Netscape (plate-forme: Mac)

Pour désactiver les témoins avec Netscape exploité sur un Mac:
1. Au ‘Menu de Netscape’, cliquez sur ‘Préférences’.
2. Sous ‘Protection de la confidentialité et sécurité’, cliquez sur ‘Fichiers témoins’.
3. Cliquez sur ‘Désactiver les fichiers témoins’.

Internet Explorer (plate-forme: PC)

Pour activer ou désactiver les témoins avec IE exploité sur un PC:
1. Au menu ‘Éditer’, cliquez sur les ‘Préférences’.
2. Sous ‘Réception des fichiers’, cliquez sur ‘Fichiers témoins’.
3. Au menu éclair ‘Lorsque vous recevez des témoins’ qui apparaît, cliquez sur l’option désirée.

Internet Explorer (plate-forme: Mac)

Enable or disable Cookies on IE v.5.2 (Mac):
1. Au menu ‘Explorer’, cliquez sur les ‘Préférences’.
2. Sous ‘Réception des fichiers’, cliquez sur ‘Fichiers témoins’.
3. Au menu éclair ‘Lorsque vous recevez des témoins’ qui apparaît, cliquez sur l’option désirée.

1.8.1.8 Les fichiers témoins de VTech sont-ils une menace à ma vie privée?

Non. Nous n’utilisons des fichiers témoins que pour faciliter la tâche à l’utilisateur sur notre site Web (vtechcanada.com).

1.8.1.9 Les fichiers témoins VTech de mon navigateur Internet Explorer affichent mon nom d’utilisateur! Est-ce que les autres serveurs voient mon nom d’utilisateur?

Seul notre site ou notre serveur Web (vtechcanada.com) peut posséder ces renseignements. Les renseignements se rapportant aux fichiers témoins contiennent un adressage IP propre à cette transaction Web (le vôtre et le nôtre). Les autres serveurs (possédant des adresses IP différentes) ne seront pas engagés activement dans la transaction, et par conséquent ne recevront pas ces données.

1.9 Fréquence des révisions

Annuellement, ou selon les modifications législatives qui s’appliquent.

1.10 Méthodes utilisées pour réviser le fonctionnement de la politique

• Moyen d’audit
• Liste de vérification
• Indicateur de rendement (données recueillies de façon systématique démontrant le niveau de performance)

1.11 Références

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
Politique de confidentialité de VTech Technologies Canada Ltd.

1.12 Liens

Législation fédérale sur la protection de la vie privée du Canada: www.privcom.gc.ca/legislation/02_06_01_f.asp

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada: www.privcom.gc.ca

1.13 Appendices

Formulaire de demande de vérification des renseignements personnels

Formulaire de plainte concernant la protection de la vie privée